Millaista on maksatusasiantuntijan työ? Tässä artikkelissa tutustutaan hankemaailman kiemuroihin maksatusvaiheen näkökulmasta. Mukana on myös hanketoteuttajia kiinnostavia terveisiä.
Maakuntien liitoissa työskentelevät maksatusasiantuntijat varmistavat maksatushakemuksia käsitellessään hanketoiminnan kustannusten tukikelpoisuuden, rahoitusehtojen täyttymisen ja lainmukaisuuden.
EU-hankkeita koskee laaja selvitysvelvollisuus: hakija raportoi, mitä hankkeessa on tehty, minkä verran se on teettänyt työtunteja ja millaisia hankintoja on tehty. Maksaja peilaa kustannuksia toimintaan ja tekee tarkistustyötä.
Maksatuksiin ei saisi jäädä selvittämättömiä asioita.
– Tarkkuus on tärkeää hakijan oikeusturvan takia. Myös meidän maksajien työtä tarkastetaan. Jos päästää jotakin läpi sormiensa, seuraava huomaa virheen, kertoo Keski-Suomen liitossa työskentelevä Arja Orell-Kauppinen.
Se helpotti työtä, mutta tarkkuusvaatimukset ovat kasvaneet, kertoo vuodesta 1999 saakka EU-asioiden parissa töitä tehnyt Arja Orell-Kauppinen. Kuva: Antti Siukola
Hakija voi päättää, kuinka monessa osassa hakee hankkeensa kustannuksia maksuun. Kun hanketoteuttaja toimittaa maksatushakemuksen EURA-järjestelmän kautta, maksaja ottaa sen käsittelyyn.
Maksatushakemuksen käsittelyssä tulee yleensä esille tarvetta lisätietopyynnölle, jolloin hakijalta pyydetään tarkennuksia esimerkiksi tuntikirjanpidosta tai palkka-asioista. Myös hakijoilta tulee kysymyksiä rahoitusasiantuntijoiden välittämänä.
”Täytyy tykätä numeroista”
Vuodesta 2010 asti Pirkanmaan liitossa maksatuksia tehnyt rahoitustarkastaja Pia-Mari Siitonen kertoo, että työ vaatii harjaantunutta silmää ja kykyä lukea erilaisia kirjanpidon ja taloushallinnon raportteja.
Jälkimmäisen taidon tarve on korostunut edelleen jatkuvalla ohjelmakaudella 2014-2020, kun Pirkanmaan liitto on käsitellyt viiden läntisen maakunnan liiton rahoittamien EAKR-hankkeiden maksatukset.
Siitosen työpäivä sisältää yleensä useiden maksatushakemusten käsittelyä. Tällä hetkellä yhdellä maksajalla on käsittelyssä 60-70 hanketta. Tavoitteena on, että maksatushakemus käsitellään 90 päivän sisällä sen saapumisesta.
– Lisätietopyyntöjen lisäksi maksaja käy usein keskusteluja myös rahoittajan kanssa. Rahoittaja tekee myös lausunnon jokaisen maksatushakemuksen seurantatiedoista, Siitonen kertoo.
Työpäivä voi sisältää myös aloituspalavereita hankkeiden toteuttajien kanssa ja muuta hanketoiminnan yhteistyötä.
Kerran vuodessa työ- ja elinkeinoministeriöstä tulee lista hankkeista, jotka käydään varmentamassa paikan päällä hanketoimijan luona. Samalla maksatusasiantuntija näkee konkreettisesti, mitä hankkeessa tehdään.
Hanketoimijat ovat usein pitkän linjan TKI-toimijoita. Tuki hankkeille maksetaan jälkikäteen, syntyneitä kustannuksia vastaan, joten pienten toimijoiden voi olla vaikeaa toteuttaa hankkeita. Hanketoiminta vaatii myös opettelua aikataulu- ja raportointivelvoitteiden takia.
– Myös pienempiä toimijoita silti on, ja toiveena onkin, että uusia toimijoita tulee mukaan tekemään hankkeita.
Hanke konkretisoituu paikan päällä
Paikan päällä tehtävät varmennukset valitaan sekä riskiperustaisesti että satunnaisotannalla. Lisäksi varmennetaan kaikki ne hankkeet, joissa julkinen tuki on yli 800 000 euroa.
– Varmennuskäynti on tarkistuksen lisäksi samalla neuvontatilanne, jossa hanketoimijat saavat kysyttyä epäselväksi jääneitä asioita. Toivomme muutenkin kysymyksiä hyvissä ajoin, ennen maksatusvaihetta. Asiat on helpompi korjata etukäteen, Orell-Kauppinen sanoo.
Joskus hanke voi yllättää positiivisesti, jos paperilla epäselvä toiminta osoittautuu paikan päällä kirjattua onnistuneemmaksi. Pelkistä raporteista ei myöskään selviä se valtava työ, joka hankkeiden hyväksi on tehty.
Siitosen ja Orell-Kauppisen mielestä varmennukset ovat mielenkiintoisin osa työtä: On mukava tavata hankettaan innostuneesti esitteleviä ihmisiä ja saada laajaa näkemystä tekemisestä eri alueilla.
– Tässä pysyy mukana kehityksessä. Usein bongailen uutisista, että tämä aihe liittyy tiettyyn hankkeeseen, Siitonen kertoo.
Siitonen vieraili vastikään Seinäjoella tutustumassa vanhusten hoidossa käytettäviin robotteihin. Orell-Kauppiselle on jäänyt ikimuistoisista varmennuksista mieleen muun muassa VTT:n rakentama hieno paperikoneen pienoismalli Jyväskylässä.
– Siellä kuljetaan kapeita portaita ylös alas melkoisessa metelissä. Koneesta tulee ulos milloin mitäkin eri materiaalia.
Pandemian aikana varmennuksia on jouduttu tekemään myös etänä.
Uusi ohjelmakausi tuo uutta opeteltavaa
Maksatusasiantuntijan työhön ryhtyvälle on hankala antaa valmista kattavaa ohjeistusta. Tukikelpoisuutta pohtiessa joutuu perehtymään lakipykäliin. Selvitykset voivat olla joskus monimutkaisia ja aikaa vieviä.
– Jos maksatushakemuksen kustannuksia joutuu hylkäämään, hylkäys pitää aina perustella rakennerahastohankkeisiin liittyvillä laki- tai asetuspykälillä, Pia-Mari Siitonen sanoo.
Eri alueiden maksatusasiantuntijat konsultoivat toisiaan, sillä on tärkeää kohdella toteuttajia tasapuolisesti. Länsi-Suomen maksajat tietävät toistensa työtilanteet ja tsemppaavat toisiaan.
Uusi EU-rahoituskausi ja Uudistuva ja osaava Suomi 2021-2027 -ohjelma tietää uutta opeteltavaa niin hankkeiden toteuttajille kuin liittojen rahoittajille ja maksajille.
Kustannusmalleihin tulee muutoksia, ja hankkeelle on osattava valita oikea välillisten kustannusten prosentti. Ja esimerkiksi palkkakustannuksissa on kolme eri vaihtoehtoa.
Töitä riittää, sillä maksatuksia tehdään päällekkäin joitakin vuosia sekä vanhan että uuden kauden hankkeille.
– Koen olevani asiakaspalvelutyössä. Kannattaa aina olla yhteydessä, Siitonen lähettää terveisensä hankkeiden toteuttajille.