Hankeviestinnän to do -lista toteuttajille. Mistä hankeviestintä alkaa ja mihin se päättyy? Viestittäminen alkaa jo ennen tuloksia!
1. Aloita tarpeesta ja tavoitteista
- Ensimmäinen viesti tulee hankkeen kohderyhmältä, kun syntyy tarve hanketoiminnalle. Aloita hankeviestintä kertomalla, mitä hankkeella ollaan tavoittelemassa. Mitä halutaan ratkaista? Jo valmisteluprosessista voi saada kivoja tarinoita.
- Laadi viestintäsuunnitelma: budjetoi viestijään ja määrittele viestinnän tulostavoitteet. Hyvin konseptoidusta hankkeesta on helpompi viestiä!
- Voit hankkeen alussa esitellä projektin avainhenkilöt ja heidän odotuksensa hankkeelle. Keskity silti kohderyhmän tarpeisiin!
- Hyödynnä hankettasi liippaavia ajankohtaisia keskustelunaiheita mediassa ja kerro samassa yhteydessä hankkeestasi.
- Viesti median suuntaan tarinallistamalla ongelma ja tavoite ja satsaa laadukkaisiin tiedotteisiin. Tarjoa juttuja reippaasti suoraan toimittajille odottelun sijaan.
Yhdistele useamman hankkeen teemoja ja linkitä niitä toisiinsa viestinnässä. Näin lisäät kaikkien hankkeiden vaikuttavuutta!
2. Osallista verkostot ja kohderyhmät
- Henkilökohtainen kontakti kohderyhmään toimii. Soita, lähetä kirje (!) tai kutsu aamukahville. Perustele hankkeen hyöty kohderyhmälle.
- Laita vertaiset viestimään toisilleen hankkeesta. Luo luotettava ilmapiiri ja osallista ihmiset. Myös sidosryhmille viestiessä tärkeää ovat hyvät esitykset ja keskusteleva ja leppoisa ilmapiiri.
- Tunnista kohderyhmä ja tee sille suunnattuja tietoiskuja somessa.
- Hyödynnä organisaation nettisivustoa ja some-kanavia valmiiden yleisöjen tavoittamiseksi. Myös mahdolliset edellisten hankkeiden omat some-kanavat voivat sopia uusien hankkeiden käyttöön.
- Sitouta oma henkilökunta viestimään ja levitä tietoa sisäisesti, jotta henkilökunta osaa ohjata ihmisiä hankkeen pariin. Projektitiimi toimii parhaimmillaan kuin joukkue, jolla on omat tilaisuutensa ja keskustelukanavansa.
- Ohjausryhmä vie viestiä omille verkostoilleen ja muut viestijäkumppanit omilleen.
- Kokeile vaikuttajamarkkinointia ja kohdennettua some-mainontaa.
Ole esillä ja pidä tiiviisti yhteyttä verkostoissa hankkeiden ulkopuolellakin!
3. Jätä jälki hankkeesta ja jalosta tuloksia
- Kokeile rohkeasti uusia viestintätapoja kuten videoita ja podcasteja. Tee julkaisu, jolle haetaan ISBN-koodi.
- Toisto toimii.
- Jaa uutisia myös toisten hankkeista ja verkostoidu muiden hanketoteuttajien kanssa. Vrt. maakunnalliset hankkeiden Facebook-ryhmät.
- Huomioi toiminta riittävän pitkälle viestintäsuunnitelmassa. Vaikka hanke jäisi taustalle, viesti asiasta. Olisi tärkeää saada tieto kulkemaan maakunnallisesti ja valtakunnallisesti.
- Brändää hankkeesi. Vrt. Robotics-osaamiskeskittymä (jamk.f). Tai hankkiudu case-tapaukseksi tutkimukseen.
- Tarjoa organisaatiosi sivuilla tietoa jo päättyneistä hankkeista. Mikä oli lopputulema? Missä toiminta mahdollisesti jatkuu? Kehen voi olla yhteydessä myöhemminkin?
- Tuota sisältöä englanniksi, jos hankkeella on kansainvälistä merkitystä. Tietoa on silti hyvä olla myös suomeksi hankkeen sivuilla.
Jalosta vanhoja sisältöjä uusissa yhteyksissä!
Muista
- saavutettavuus (rakennerahastot.fi), selkeä yleiskieli ja
- visuaalinen houkuttelevuus: Anna kuvissa hankkeelle kasvot ja konkretisoi toiminta.
- Pyydä osallistujilta kommentteja ja kokemuksia viestintää varten.
- Nettisivuilla suositeltavaa on yksinkertainen rakenne ja tiedon nopea löydettävyys.
- Kiteytä tavoitteesi ja toiminnan ydin vaikkapa ajatuskarttaan, tiekarttaan tai kerro se napakasti videolla!
Kirjoitus perustuu länsisuomalaisten EAKR- ja ESR- hankkeiden toteuttajien yhteisessä Viestintäaamupäivässä 26.8.2021 jakamiin kokemuksiin ja vinkkeihin. Tutustu tilaisuuden materiaaleihin tarkemmin Rakennerahastojen Materiaalipankissa.